AI愛子設計ログ26　Google Formでタスク管理

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※本記事は「技術解説編」です。おちゃらけ版はこちら。

折角Googleにしっかり支払っているので使える機能は使いたいものです。
今回注目したのはGoogle Formです。いわゆるアンケートを自動で集計してくれる機能です。
ちなみにGoogle Workspaceに登録してなくても使えます。

■ Google Form とは？

Google Form は、いわゆる「アンケート」や「申請書」「ヒアリング票」などを、誰でも簡単に作成・共有・集計できるツールです。

Google アカウントさえあれば無料で利用でき、Google スプレッドシートと連携することで、集計作業の自動化・可視化が非常にスムーズに行えるという点が特長です。

■ 職人向けに展開

今回、業務の見える化ということで、職人が自分たちの勘と経験と頭の中にあっただけの作業情報を全て集計して誰もが見れるようにするのが目的です。

ただ、紙に書いたり説明するのは昭和の職人には荷が重すぎます。

そこで考えたのがあらかじめ選択肢を用意しておき、そこにチェックして答えるだけというもの。本来はもっと細かい情報も見える化するべきですが、あまりに一気にやり過ぎると昭和の職人はついていきません。

今回もそもそもスマホでアンケートに答える。といった瞬間に何人かが置いてけぼりになりました。。。

DX化に向けては、デジタルデバイドをどのように敷居を下げて取っつきやすくして究極に簡単にするかというのが課題です。

■ 技術的ポイント

Google Form は見た目こそシンプルですが、Google スプレッドシートとの連携を前提に設計されているため、以下のような拡張性があります：

1. スプレッドシート連携（回答の自動収集）

フォーム作成時に「スプレッドシートとリンク」を選ぶことで、すべての回答が自動的に表形式で記録されます。
回答日時や個別IDなども自動付与されるため、AIによるデータ分析や後処理への拡張性に見込みがあります。

2. Apps Script との連携

Google Apps Script を用いることで、たとえば回答が来たらLINEに通知を送る／Slackに投稿する／条件付きで色をつけるなど、処理を自動化できます。
簡単なスクリプトでも十分効果があり、フォーム回答→メール通知→PDF自動出力 といった流れも実現可能です。

3. セクション分岐・条件付き表示

設問に対して「この回答を選んだら次のセクションへ進む」といった条件設定が可能。
入力フォームの流れを柔軟にコントロールできるため、質問内容を分岐させたいときに非常に便利です（ただしUIが直感的とは言い難いので、最初はやや慣れが必要です）。

■ なぜ Google Form

もちろん、Forms以外にもMicrosoft Forms や有料のTypeform、Kintoneフォームなど選択肢はありますが、

Google Workspace との親和性
スプレッドシートとの即時連携
セキュリティや権限管理の一元化（ドメイン内限定共有など）

という点から、すでに Google 環境を導入している企業にとっては最適解の一つでしょう。

■ まとめ

Google Form は「単なるアンケートツール」ではなく、現場の声を集め、構造化し、次の意思決定につなげる“橋渡し”ツールです。
しかも、Googleスプレッドシートとの連携によって、後処理が不要になるレベルで自動化できるのが強み。
導入初期は多少の戸惑いもあるかもしれませんが、職人さんに寄り添う設計と、社内でのデジタル文化の根付かせ方さえ工夫すれば、中小製造業でも“データで考える”という文化を自然に導入できる第一歩になるかも知れません。